Anleitungen zu jedem Thema erstellen

Moderne Arbeitsplätze werden von Tag zu Tag komplexer. Eine Bibliothek mit Anleitungen und Materialien zur Problembehandlung zu haben, das ist ein Riesenplus für jede Abteilung. Aber was ist der beste Weg, um Kollegen den Umgang mit Werkzeugen und Geräten zu zeigen, die Sie nicht auf Ihrem Bildschirm haben?

Machen Sie Aufnahmen in Ihrer Arbeits- und Umwelt und binden Sie diese Clips in Ihre Dokumentationen ein. Erklären Sie nicht mit Worten, sondern zeigen Sie, wie zum Beispiel der Projektor bedient wird.

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Wo sollen die Inhalte gezeigt werden?

Wenn Sie ein Video für YouTube machen, dann schauen Sie sich Erfolgstipps für IT-Videos an. Wenn Sie eine gedruckte Anleitung erstellen, dann sollten Sie Bilder benutzen, die ein Gerät aus verschiedenen Perspektiven zeigen.

Eine gedruckte Anleitung direkt neben einem Gerät im Konferenzraum ist ideal. Wenn alle Arbeitsplätze Internetanschluss haben, dann kann vielleicht ein Video schneller helfen, wenn Ihre Kollegen Fragen haben oder Training brauchen.

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Prozessdokumentation mit Fotos oder Video

Bilder sprechen. Machen Sie mit Ihrer Kamera oder Ihrem Mobilgerät Aufnahmen. Lieber zu viele als zu wenige. Wenn Fotos nicht ausreichen, nehmen Sie ein Video auf. Zeigen Sie verschiedene Perspektiven, damit Sie später eine Auswahl treffen können.

Wenn Sie TechSmith Produkte verwenden, sollten Sie unbedingt TechSmith Fuse ausprobieren. Mit Fuse können Sie Bild- und Videoclips von Mobilgeräten direkt an Ihre TechSmith Software senden. Das umständliche Hoch- und Runterladen von Cloud-Speichern entfällt.

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Medienclips sammeln

Suchen Sie die besten Fotos oder Videos aus. Bearbeiten Sie Ihre Medien in einem Bild- oder Videoeditor, um Pfeile, Notizen und andere Elemente einzufügen.

Heben Sie wichtige Schaltflächen oder Ports besonders hervor, um Fehler von Anfang an zu vermeiden. Die Anleitung soll so einfach wie möglich sein, auch das scheinbar Selbstverständliche sollte nicht vergessen werden.

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Die Abfolge ist wichtig

Wenn die Anleitung auf die Schnelle helfen soll, nehmen Sie Fragen darin auf, die häufig gestellt werden. Erwähnen Sie die gängigen Probleme zuerst. Denken Sie an die neuen Mitarbeiter, die sich noch nicht in Ihrem Unternehmen auskennen. Der Erklärungsprozess hat andere Ansatzpunkte je nachdem für wen Sie eine Anleitung erstellen.

Fügen Sie Kommentare zu Ihren Bildern oder Ihrem Video hinzu. Dann verstehen die Kollegen die Zusammenhänge besser. Erwähnen Sie auch die Dinge, die selbstverständlich scheinen. Zeigen Sie auch, wie und wo Sie zu erreichen sind, falls zusätzliche Fragen auftauchen.

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Kontrollieren, dann veröffentlichen

Testen Sie Ihre Anleitung vor der Veröffentlichung. Beantworten Sie alle Fragen, die während dem Test auftauchen und testen Sie neu. Wenn Sie denken, alles ist perfekt, dann testen Sie noch einmal.

Veröffentlichen Sie Ihre Anleitungen auf der für Ihre Kollegen bestmöglichen Plattform. Informieren Sie über neue Inhalte und kommunizieren Sie die vorhandenen Medien. Achten Sie darauf, dass die Strukturen übersichtlich sind und gruppieren sie verwandte Themen. Überlegen Sie sich, ob eine Anleitungsserie Sinn macht, um Ihre Kollegen auch für komplexere Geräte auszubilden.

Und noch ein Tipp

Fragen Sie Ihre Kollegen, ob die Informationen hilfreich waren. Trotz aller Tests, können die Kollegen noch Punkte finden, die deutlicher herausgestellt werden müssen oder unerwartete Probleme aufdecken. Dieses Feedback hilft Ihnen auch, die nächsten Anleitungen zu planen.

Wenn Ihre Kollegen sehen, dass die meisten Antworten in den Anleitungen zu finden sind, dann werden sie diese Dokumente auch nutzen und weiterempfehlen. Das spart Ihnen Zeit und Sie können sich auf größere Projekte konzentrieren.

Weitere Informationen

» 6 Tipps zur Prozess-Dokumentation​
» Erfolgstipps für IT-Videos

 

Hilfsmittel für Sie

 

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