Synchrone und asynchrone Kommunikation: Vorteile, Nachteile und Beispiele für die Anwendung

Was bedeuten asynchrone und synchrone Kommunikation und wofür eignen sie sich?

Immer häufiger ist in der heutigen modernen Arbeitswelt von asynchroner und synchroner Kommunikation die Rede. Doch was versteht man unter diesen beiden Begriffen? Wo finden sich Beispiele für die asynchrone Kommunikation? Haben die synchrone und asynchrone Kommunikation bestimmte Vorteile oder sogar Nachteile? Lesen Sie unseren Blogbeitrag, um mehr zu erfahren.

Inhalt

Asynchrone Kommunikation: Begriff, Beispiele und Anwendung

Was ist asynchrone Kommunikation?

Beispiele für die asynchrone Kommunikation

Vorteile und Nachteile der asynchronen Kommunikation

Best Practices für den Gebrauch der asynchronen Kommunikation

Synchrone Kommunikation: Begriff, Beispiele und Anwendung

Was ist synchrone Kommunikation?

Beispiele für synchrone Kommunikation

Vorteile und Nachteile der synchronen Kommunikation

Best Practices für den Gebrauch der synchronen Kommunikation

Welche Rolle spielt Video in der asynchronen und synchronen Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation: Begriff, Beispiele und Anwendung

Auch wenn Sie von asynchroner Kommunikation noch nie gehört haben, nutzen Sie sie wahrscheinlich bereits täglich. Denn die asynchrone Kommunikation gilt als wesentlicher Erfolgsfaktor für die moderne digitale Arbeitswelt, ist aber auch in der heutigen privaten Kommunikation allerorts zu finden.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Tauschen sich Gesprächspartner nicht zur gleichen Zeit aus, spricht man von asynchroner Kommunikation. Sie umfasst jede Art von Kommunikation, bei der die Gesprächspartner nicht gleichzeitig anwesend sind und verfügbar sein müssen. In der asynchronen Kommunikation wird auf eine Nachricht auch keine Antwort in Echtzeit erwartet.

Beispiele für die asynchrone Kommunikation

Auch wenn die asynchrone Kommunikation eng mit der heutigen digitalen Welt verknüpft ist, existiert sie seit es die Möglichkeit gibt, über schriftliche Aufzeichnungen zu kommunizieren. Denken Sie an ganz altmodische Briefe, bei denen wir auch nicht sofort eine Antwort von unserem Gegenüber erwarten.

Die digitale Kommunikation hat die Möglichkeiten, asynchron zu kommunizieren, noch einmal vervielfacht. Beispiele für asynchrone Kommunikation sind E-Mails, Unterhaltungen in Foren, Textnachrichten und Chats, aufgezeichnete Videonachrichten und Benachrichtigungen in Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello.

Auch beim Instant Messaging wie zum Beispiel in Slack oder Teams kann es sich um asynchrone Kommunikation handeln, wenn sich die Beteiligten etwa über verschiedene Zeitzonen hinweg austauschen und keine sofortige Antwort erwartet wird.

Vorteile und Nachteile der asynchronen Kommunikation

Die asynchrone Kommunikation kann viele Vorteile mit sich bringen:

+ Sie kann die Produktivität steigern, da der Workflow nicht für Meetings oder die sofortige Beantwortung von Fragen unterbrochen werden muss. Asynchron zu kommunizieren kann die Konzentration unterstützen und zu besseren Arbeitsergebnissen führen.

+ Da man nicht sofort antworten muss, hat man mehr Zeit zum Nachdenken, Informieren und Reflektieren und kann bessere Entscheidungen treffen.

+ Sie ermöglicht die Zusammenarbeit von Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg und erweitert daher die Recruitment-Optionen von Unternehmen und das Talent Scouting.

+ Sie bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und verknüpft flexible und hybride Arbeitsmodelle mit der Arbeit im Team.

+ Da digitale Medien für die asynchrone Kommunikation genutzt werden, kann die gesamte Kommunikation festgehalten und gespeichert werden. Information kann so nicht verloren gehen.

+ Die gespeicherten Informationen aus der asynchronen Kommunikation können jederzeit abgerufen werden. Mitarbeiter können diese zu einem für sie geeigneten Zeitpunkt einsehen, auch um zum Beispiel Wissen aufzufrischen oder um frühere Projektinformationen zu prüfen.

+ Sie kommt Mitarbeitern entgegen, die sich in Situationen wie Teammeetings oder Diskussionen nicht oder nicht häufig zu Wort melden, obwohl sie wichtige Beiträge hätten. Diese Mitarbeiter können stattdessen asynchron ihre Ideen als Textnachricht oder in einem Chat einbringen.

Diesen Vorteilen stehen jedoch auch Nachteile der asynchronen Kommunikation gegenüber wie:

– Manchmal ist eine sofortige Antwort oder Lösung eines Problems erforderlich, die über die asynchrone Kommunikation nicht übermittelt werden kann.

– Antworten können zu spät ankommen oder ganz vergessen werden.

– Zusätzlicher Aufwand entsteht, um asynchrone Kommunikationsinhalte zu speichern und nachvollziehbar zu machen, damit Inhalte nicht verloren gehen oder die Bezüge von Nachrichten erhalten bleiben. Dazu eignen sich zum Beispiel eine Wissensdatenbank oder eine geeignete digitale Ordnerstruktur.

– Sie reduziert den zwischenmenschlichen Austausch und den persönlichen Kontakt zwischen den Mitarbeitern und macht daher ausgleichende Teambuilding-Aktivitäten erforderlich, um die Gruppendynamik und soziale Aspekte der Arbeit zu fördern.

– Die nonverbale zwischenmenschliche Kommunikation geht in einigen Tools für die asynchrone Kommunikation verloren, wie Gesten, Körperhaltung oder die Art und Weise zu sprechen.

Best Practices für den Gebrauch der asynchronen Kommunikation

Für eine gelungene asynchrone Kommunikation sollten Sie Folgendes beachten:

Erstellen Sie unternehmensinterne Richtlinien, welches Kommunikationstool und welche Art der Kommunikation wofür genutzt werden sollen. So stellen Sie sicher, dass wichtige Probleme oder Fragen nicht asynchron kommuniziert werden und immer klar ist, für welche Inhalte welches Tool zum Einsatz kommen soll. Für die asynchrone Kommunikation eignen sich zum Beispiel:

• Projektstatusberichte und Updates
• Nachverfolgen und Kommentieren von zu erledigenden Aufgaben
• Feedback und Korrekturen

Damit Ihre Kommunikationspartner immer wissen, wann sie mit einer Antwort oder Reaktion von Ihnen rechnen können, sollten Sie Ihre Erreichbarkeit und Arbeitszeiten klar kommunizieren, zum Beispiel im Chat-Profil, in der E-Mail-Signatur, als Abwesenheitsnotiz bei längerer Abwesenheit oder in den Statuseinstellungen in Messaging Tools wie Slack oder Teams.

Schaffen Sie darüber hinaus regelmäßige Möglichkeiten für die synchrone Kommunikation, zum Beispiel ein wöchentliches Teammeeting oder Stand-up für den gemeinsamen Austausch, um die Motivation zu fördern und den Teamgeist zu stärken.

Synchrone Kommunikation: Begriff, Beispiele und Anwendung

Im Alltag und im Beruf überwiegte über lange Zeit die synchrone Kommunikation. Doch was versteht man genau darunter und wo finden sich Beispiele für die synchrone Kommunikation in unserer Arbeitswelt?

Was ist synchrone Kommunikation?

Die synchrone Kommunikation findet in Echtzeit statt, das bedeutet die Gesprächspartner sind zeitgleich anwesend und auf eine Frage oder Nachricht wird sofort eine Antwort erwartet.

Beispiele für synchrone Kommunikation

Zur synchronen Kommunikation zählen alle Gespräche in Echtzeit, sowohl analog als auch digital oder virtuell. Also Arbeitstreffen und Teammeetings, Telefonate, Videocalls und Videokonferenzen und mit Einschränkungen Chats und Instant Messaging in Slack oder Teams, wenn alle Beteiligten anwesend sind und eine sofortige Antwort erwartet wird.

Vorteile und Nachteile der synchronen Kommunikation

Die synchrone Kommunikation hat folgende Vorteile:

+ Mit ihr können sofort Probleme und Fragen gelöst und Ergebnisse geliefert werden.

+ Sie fördert die zwischenmenschliche Kommunikation, die persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern und die Teamarbeit.

+ Sie kann daher die Effektivität der Teamarbeit verbessern und sich positiv auf die Arbeitsdynamik auswirken.

+ Sie kann die Entwicklung gemeinsamer Ideen und kreativer Lösungen fördern, da bei der synchronen Kommunikation direkt auf den Ideen von Mitarbeitern und Kollegen aufgebaut werden kann.

Die synchrone Kommunikation hat jedoch auch gewisse Nachteile:

– Sie erfordert eine Unterbrechung des Workflows und kann sich negativ auf das konzentrierte Arbeiten auswirken.

– Sie kann die produktiven Arbeitsphasen verkürzen, wenn sich zum Beispiel ein Meeting an das nächste anschließt.

– Sie ist nicht immer zielführend oder zweckmäßig, wenn zum Beispiel standardmäßig ein Meeting abgehalten wird, wo auch eine E-Mail zum Beispiel für ein Projektupdate ausgereicht hätte.

– Die Inhalte der synchronen Kommunikation werden nicht immer ausreichend dokumentiert oder festgehalten, zum Beispiel Ideen und Vorschläge, die während eines Meetings aufkommen und dann verloren gehen.

– Wird sofort nach einem Gespräch oder Meeting eine Entscheidung getroffen, kann diese unausgegoren sein, da zu wenig Zeit zur Verfügung stand.

Best Practices für den Gebrauch der synchronen Kommunikation

Legen Sie unternehmensinterne Kriterien fest, wann synchrone Kommunikationsformen wie Meetings genutzt werden sollen und wofür. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen dabei, nur dann Meetings anzusetzen, wenn diese sinnvoll sind. Legen Sie auch fest, wann und für welche Inhalte keine Meetings abgehalten werden sollten.

Es kann sich anbieten, einen meetingfreien Arbeitstag pro Woche festzulegen, um Mitarbeitern ausreichend Gelegenheit zur produktiven und konzentrierten Arbeit zu geben. Ermutigen Sie Teammitglieder darüber hinaus, Meetings abzulehnen, die keinen Mehrwert für sie haben oder bei dem der angefragte Mitarbeiter nicht anwesend sein muss.

Kommunizieren Sie Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten für die synchrone Kommunikation klar und blockieren Sie Zeiten für konzentriertes Arbeiten, in denen keine Meetings, Telefonate oder Videocalls angesetzt werden können. Zu diesen Zeiten sollten Benachrichtigungen stumm geschaltet und der Status in Tools wie Slack oder Teams auf “Bitte nicht stören” gesetzt werden.

Achten Sie beim Planen von Meetings oder Gesprächen darauf, dass sie nicht ständig den Workflow unterbrechen, sondern zum Beispiel mit ausreichend Pausen direkt aufeinander folgen. Während Meetings sollte nicht vom Thema abgewichen werden, es sollte eine Tagesordnung geben und es sollten konkrete Ergebnisse notiert werden.

Besonders eignet sich die synchrone Kommunikation zum Beispiel für:

• Kick-off-Meetings
• kreative Arbeitsprozesse wie Brainstorming oder Feedback zu Designs
• Stand-ups
• Meetings des gesamten Teams
• Live-Unterricht und Live-Veranstaltungen per Video

Welche Rolle spielt Video in der asynchronen und synchronen Kommunikation?

Wir leben heute in einer Welt, in der das Bewegtbild dominiert und die Kommunikation per Video zum beruflichen und privaten Alltag gehört. Das Video als Kommunikationswerkzeug ist dabei sowohl in der synchronen als auch asynchronen Kommunikation zu finden.

Auch hier gibt es jedoch geeignete und weniger geeignete Anwendungen. Viele erinnern sich wahrscheinlich noch an die nicht enden wollenden Videokonferenzen während der Corona-Pandemie. Video übermäßig als synchrones Kommunikationsmittel eingesetzt kann ein Produktivitätskiller sein. Schon nach circa 30 Minuten sinkt laut Studien die Aufmerksamkeit in einem Videocall.

Generell empfiehlt sich daher auch beim Video eine Mischung aus synchronem und asynchronem Einsatz. Nutzen Sie die Vorteile der synchronen Kommunikation per Video zum Beispiel für den Live-Unterricht und Live-Veranstaltungen. Ermöglichen Sie während Live-Webinaren den persönlichen Austausch zwischen Lehrer und Schülern, um Fragen zu stellen oder um über das Gelernte zu diskutieren.

Nutzen Sie jedoch auch die vielen Vorteile des Videos in der asynchronen Kommunikation, wie sie aufgezeichnete Webinare, Trainings- und Schulungsvideos, Onboarding-Sessions, Tutorials, Projektberichte als Screencast oder Feedback-Videos bieten: Diese können jederzeit und von überall abgerufen werden, im eigenen Tempo und wiederholt angeschaut werden und sind dauerhaft archivierbar.