Entspannt in den Urlaub starten

Berlin, 16. Juni 2014 – Mit dem Start des Sommers beginnt auch wieder die Urlaubszeit. Ein Thema, das dabei jedes Jahr aufs Neue entsteht und dennoch häufig vernachlässigt wird, ist die Urlaubsübergabe. TechSmith gibt Tipps, damit die Einweisung der Vertretungen reibungslos verläuft und gleichzeitig nicht zu viel Zeit kostet.

  1. Kommunikation
    Informieren Sie Ihre Kollegen rechtzeitig über den anstehenden Urlaub und klären Sie, wer in Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernehmen kann.
  2. Zeitmanagement
    Priorisieren Sie die noch anstehenden Aufgaben und legen Sie einen Zeitrahmen fest, in dem diese Themen erledigt werden müssen. Eine Liste mit den wichtigsten Dingen, die Sie noch vor Ihrem Urlaub erledigen müssen, hilft dabei, den Überblick zu bewahren.
  3. To Do-Liste
    Eine übersichtliche Checkliste, in der die wichtigsten Aufgaben zu Beginn stehen, ist die halbe Miete. Listen Sie für die Urlaubsvertretung auf, welche Dinge während der Abwesenheit erledigt werden müssen, nennen Sie die verantwortlichen Personen für diese Aufgaben und setzen Sie eine Deadline, bis zu welchem Zeitpunkt das Thema erledigt werden muss.
  4. Kontaktliste vorbereiten
    Die Nennung der Ansprechpartner inklusive derer Kontaktdaten hilft dabei, die Übersicht zu behalten, an wen sich die Kollegen wenden müssen und wer mit weiteren Informationen behilflich sein kann.
  5. Prozesse erklären
    Wie bediene ich bestimmte Tools? Wo findet man welche Dokumente und wie gehe ich mit bestimmten Anwendungen um? Lange Erläuterungen und Beschreibungen kosten viel Zeit, wobei ein Bild, ein Screenshot oder eine kleine Grafik oftmals schon alles erklärt. Mit Snagit kann man solche Aufnahmen schnell erstellen. Screenshots können durch Beschreibungen und Markierungen ergänzt werden. Das Einfügen von Pfeilen oder Hotspots erleichtert das Auffinden bestimmter Elemente zusätzlich. Und falls eine Beschreibung doch etwas aufwändiger ist, lassen sich mit Snagit auch kurze Bildschirmvideos samt Tonspur erstellen, die einen Vorgang näher darstellen.
  6. Out of office
    Urlaub bedeutet Erholung und wortwörtlich – Abschalten. Das gilt insbesondere für Laptop und Smartphone, die man am besten gar nicht in den Urlaub mitnehmen sollte. Die rechtzeitige Kommunikation Ihrer Abwesenheit und Klärung der Verantwortlichkeiten sollte sicherstellen, dass dies auch möglich ist. Während des Urlaubs hilft eine vorab eingestellte Out-of-Office-Meldung dabei, auf die Dauer der Abwesenheit hinzuweisen und die Kontaktdaten der Urlaubsvertretung zu hinterlassen.

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