Der Traum vom Homeoffice

Berlin, 15. Juli 2015 - Die Niederlande haben es vorgemacht: das Recht auf Homeoffice ist im Grundgesetz verankert und am 1. Juli in Kraft getreten. Unternehmen müssen nun gute Gründe vorbringen, um einem Mitarbeiter die Arbeit von zu Hause aus zu verweigern. Doch während unsere holländischen Nachbarn bei der Stärkung der Arbeitnehmerrechte schon einen Schritt weiter sind, ist auf deutscher Seite noch wenig davon zu spüren.

Die Zahl der deutschen Angestellten, die von zu Hause aus arbeiten, war einige Jahre sogar eher rückläufig. Viele Arbeitgeber sind nach wie vor skeptisch, weil Homeoffice keine direkte Kontrolle der Mitarbeiter zulässt. In vielen Unternehmen herrscht daher Anwesenheitspflicht. Dabei können nicht nur die Angestellten, sondern auch die Unternehmen selbst von flexiblen Arbeitsmodellen profitieren – sofern einige Regeln festgelegt werden und die Voraussetzungen stimmen.

TechSmith, Spezialist für Screencasting Software, stellt Tipps und Tools vor, mit denen produktives Arbeiten im Homeoffice gelingen kann.

  1. Rahmenbedingungen festlegen
    Im Vorfeld sollten zunächst alle wichtigen Fragen, z.B. nach Kernarbeits- und Erreichbarkeitszeiten mit dem Vorgesetzten geklärt und schriftlich festgehalten werden. Wichtig ist zudem, wer die Kosten für die Einrichtung des Homeoffice trägt, ob z.B. der Arbeitnehmer Geräte zur Verfügung stellt und Kosten für Instandhaltung und Internetzugang übernimmt. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, ist eine genaue vertragliche Regelung für beide Seiten von Vorteil.
  2. Trennung von Arbeit und Privatleben
    Entscheidend für den Erfolg von Heimarbeit ist die richtige Umgebung. Grundsätzlich sollte ein separates Arbeitszimmer mit dem notwendigen technischen Equipment und allen benötigten Materialien eingerichtet werden. Optimal ist auch eine eigene Telefonnummer, die ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Eine verschließbare Tür hilft, ein ungestörtes Arbeitsumfeld zu schaffen und Beruf und Freizeit effektiv zu trennen. Wichtig sind klar festgelegte Arbeitszeiten, die konsequent eingehalten werden sollten.
  3. Professionelle Kleidung
    Das Homeoffice ist ebenso wenig eine Wellness-Zone wie das Büro – Jogginghose und Schlafanzug sind tabu. Wer sich professionell kleidet, erledigt seine Arbeit mit größerer Ernsthaftigkeit. Anton Bollen, Technology Evangelist bei TechSmith, arbeitet seit knapp 5 Jahren ausschließlich im Home Office und bestätigt, dass ein angemessenes Outfit den Rollenwechsel von privat zu professionell erleichtert: „Ich wähle bewusst Kleidung, die ich auch im Büro tragen würde, um mich mental auf Arbeit einzustellen. Das wirkt im Unterbewusstsein und macht einen großen Unterschied in Sachen Motivation.“
  4. Remote-Zugriff und Arbeitsumgebung
    Damit Angestellte im Homeoffice auf genau dieselben Systeme mit allen Dokumenten, Programmen und Datenbanken zugreifen können, sollte eine entsprechende VPN Verbindung bereit gestellt werden, über die sich der Angestellte in das Unternehmenssystem einwählen kann. Zudem lassen sich  so Dateien vom eigenen Endgerät auf den Unternehmensserver übertragen und umgekehrt. Die Datensicherheit spielt dabei eine große Rolle, entsprechende Vorkehrungen sollten unbedingt getroffen werden.
  5. Conference Calls
    Kostenlose Tools wie Skype oder Google Hangout eignen sich sowohl für kleinere Besprechungen als auch für größere Online-Meetings, bei denen auch der eigene Bildschirm geteilt werden kann. Zudem wird eine persönliche Verbindung hergestellt, weil der Gesprächspartner im Videochat sichtbar ist. Bei Konferenzen mit einer größeren Anzahl an Teilnehmern eignet sich das kostenpflichtige Skype for Business (ehemals Lync). Bis zu 250 Personen können hier teilnehmen, zudem sind die Sicherheitsstandards hoch, um sensible Daten bestmöglich zu schützen.
  6. Teilen von Dokumenten
    Steht kein firmeneigenes Tool zur Verfügung, bieten Cloud Storage Dienste wie DropBox oder Google Drive die Möglichkeit, kostenlos Dokumente zu hinterlegen und anschließend für Kollegen oder Geschäftspartner freizugeben. Die Daten lassen sich von jedem Gerät zeitunabhängig aufrufen und ermöglichen das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Personen in einem Dokument.
  7. Feedback und Abstimmung
    Screencast bzw. Screenshot Programme wie Camtasia oder Snagit eignen sich gut für visuelles Feedback. Schickt ein Kollege Textentwürfe, eine Präsentation oder dergleichen, können schnell Screenshots oder kurze Videosequenzen angefertigt werden, mit denen sich etwaige Änderungsvorschläge visuell und auf der Tonspur unterlegen lassen. Das Feedback wird so besonders deutlich und ähnlich persönlich wie im direkten Gespräch mit den Kollegen. Zudem kann es zeitunabhängig und wiederholt angeschaut werden.
  8. Gut organisiert ist halb gewonnen
    Auch im Homeoffice überschlagen sich häufig Aufgaben, Telefontermine und Abgabefristen. Den notwendigen Überblick verschaffen Taskmanager wie Wunderlist oder ToDoList, mit denen sich Aufgaben und Termine übersichtlich verwalten lassen. Hilfreich sind auch kostenlose Memo-Tools, mit denen sich virtuelle Notizzettel auf den Desktop heften lassen.

Homeoffice bietet mit gutem Zeitmanagement und den richtigen Tools für bestimmte Berufsgruppen und Unternehmen eine effektive Lösung. Alternativ kann ein Tag pro Woche für Homeoffice, bei Büro-Präsenz an den übrigen Tagen, sinnvoll sein. Wie in den Niederlanden sollten sich auch deutsche Unternehmen noch stärker auf flexible Arbeitsformen einlassen, um den Ansprüchen der Arbeitnehmer gerecht zu werden und sie langfristig an sich zu binden.