6 Tipps zur Prozess-Dokumentation​

Ihre Kollegen brauchen immer wieder Hilfe. Egal, wie oft Sie etwas schon erklärt haben, niemand scheint sich die Details merken zu können.

Zeigen Sie Ihren Kollegen das neue E-Mail System oder wie ein komplexes Programm funktioniert. Alle sollten die Informationen, die Sie brauchen, jederzeit abrufen können.

 

   

Sehen Sie Ihre E-Mails und Anfragen durch

Welche Fragen kommen am häufigsten? Werden bestimmte Anleitungen zum Betrieb von Maschinen und Ausrüstung oft vergessen? Sperren sich die Anwender aus dem System aus? Und was ist mit den wichtigen Kleinigkeiten, wie zum Beispiel das korrekte Update von Kontaktinformationen oder der Umgang mit der Telefonanlage? Geben Sie die Antworten, einmal – für alle.

 
 

Klein anfangen, dann durchstarten

Planen Sie nicht zu viel auf einmal, weil sie alle möglichen Fragen der Kollegen beantworten wollen. Fangen Sie mit einer Antwort an und veröffentlichen Sie den Tipp in einem Format, das alle anschauen können. Bald haben Sie dann eine Bibliothek von Informationen.

 
 

Wo sind die Kollegen, wenn sie Informationen brauchen?

Wenn Ihre Kollegen an Ihrem Schreibtisch sitzen, ist das Intranet oder Internet vielleicht der beste Informationsweg. Wenn sie in einer Konferenz sind, sollten Sie die Kollegen eventuell per Telefon kontaktieren oder Druckmaterialien bereitstellen.

 

 
 
 

Wie bekommen Ihre Kollegen die Informationen?

Es gibt zwar viele verschiedene Kommunikationsmethoden, aber Ihre Kollegen bevorzugen vielleicht gedruckte Dokumentationen statt aufwendiger Websites und Support Plattformen. Welche Kommunikationswege haben sich in der Vergangenheit bewährt?

   

Wie sollten Anleitungen und Materialien strukturiert sein?

In manchen Fällen sollte man nicht direkt mit dem Problem anfangen, sondern muss etwas weiter zurückdenken. Besonders wenn Ihre Kollegen nicht viel technische Erfahrung haben, kann es sein, dass sie eine etwas ausführlichere Erklärung brauchen. Andere kennen sich besser aus und Sie können die ersten Schritte weglassen.

 
 

Feedback ist wichtig

Vergessen Sie nie, die Kollegen nach ihrer Meinung zu fragen. Waren die Informationen hilfreich? Sind Probleme aufgetreten? War etwas nicht klar genug? Mit diesem Feedback können Sie Ihr Informationsangebot verbessern.

Weitere Informationen

» Anleitungen zu jedem Thema erstellen
» Erfolgstipps für IT-Videos

 

Tools You Can Use

 

Camtasia IconCamtasia

Bildschirmvideos aufnehmen, bearbeiten und weitergeben.

MEHR ERFAHREN

 

Snagit IconSnagit

Bilder und Videos vom Bildschirm aufnehmen.

MEHR ERFAHREN