Mit Screenshots und Videos Schulungsmaterialien perfektionieren

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Mit professioneller Screencapturing-Software Screenshots und Lernvideos erstellen – Praxisberichte von zwei Microsoft Office-Trainern.

Jeder, der für Schulungs- und Präsentationsunterlagen mit Screenshots oder Lernvideos arbeiten muss, kennt das Problem: Die Herstellung und Bearbeitung der Bildschirmbilder nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und ist teilweise kompliziert. Gerade dort, wo der Einsatz professioneller Bilder jedoch unabdinglich ist, ist manchmal der Zeiteinsatz für die Erstellung der Illustration größer als für die eigentlichen Inhalte. Dieser Herausforderungen sahen sich auch Tanja Kuhn und Dietmar Gieringer gegenüber, zwei Microsoft Office-Trainer und Autoren von Büchern, Manuals und Tutorials. Um die Bilder und Videos zu ihren Schulungs- und Trainingsunterlagen sowie Bücher über Excel, Word, PowerPoint oder Adobe effizienter erstellen und besser bearbeiten zu können, setzen sie auf professionelle Screencapturing-Programme mit angeschlossenem Bildeditor. Damit gelingen Screenshots und Videos mit minimalem Aufwand in höchster Qualität.

Gerade dort, wo es um Anleitungen über den Gebrauch von Office-Programmen geht, ist der Einsatz von veranschaulichendem Bildmaterial oder Lernvideos unersetzlich. Zum Beispiel, um komplexe Kalkulationen in Excel zu verdeutlichen, um Animationen bei Präsentationen zu erklären oder zu erläutern, welche Schritte bei der Text- und Bildbearbeitung mit Adobe-Programmen notwendig sind. Für die Trainerin Tanja Kuhn gehören solche Fragestellungen und Aufgaben zum Tagesgeschäft. Denn die Microsoft-zertifizierte Trainerin und Office-Spezialistin (MCT Microsoft Certified Trainer, MOS Microsoft Office Specialist) kennt sich aus mit den Funktionen, Tipps und Tricks und jeglichen Anwendungsfällen in Excel, Word, PowerPoint, Outlook sowie Access, und bringt diese den Office-Anwendern in Firmen und Organisationen in Trainings und Seminaren näher. Für ihre Trainingspräsentationen und Schulungsunterlagen benötigte sie ein Tool, das die Aufnahme ihres Bildschirms vereinfacht. Seit sie vor acht Jahren über Kollegen auf das Screencapturing-Tool Snagit der Firma TechSmith stieß, arbeitet sie ausschließlich mit diesem Werkzeug.

„Bevor ich Snagit kennenlernte, hatte ich ein anderes Tool im Einsatz. Dieses war jedoch wenig benutzerfreundlich und bot nicht so viele Möglichkeiten in der Bedienung. Snagit dagegen vereinfacht die Erstellung von Printscreens ungemein”, so die Trainerin. Bereits die Auswahl des zu fotografierenden Screenausschnittes sei einfach, das Herunterrechnen der Bilder ebenso. „Ich kann die Screenshots gar nicht mehr zählen, die ich mit Snagit erstellt habe. Es sind wahrscheinlich zig Tausende. Dieses hilfreiche Werkzeug kommt bei mir täglich zum Einsatz.” Besonders vorteilhaft nennt die Autorin die automatische Speicherung der Screens. Bei den ersten Benutzungsversuchen half ein Kollege, darüber hinaus hat Tanja Kuhn auch den Tutorial-Service von TechSmith in Anspruch genommen, der Nutzern zahlreiche Power User-Funktionen erklärt.

Der Microsoft-Trainer und -Buchautor Dietmar Gieringer kam ebenso über die Empfehlung eines Kollegen zu TechSmith. „Für die Erstellung meines Buches ‘Microsoft Excel 2010 – Das Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten’ habe ich sämtliche Printscreens mit Snagit erstellt. Dieses Werkzeug ist einfach unschlagbar.“ Gieringer lobt die pixelgenaue Qualität der Bilder. “Snagit bietet tolle und vor allem intuitive Funktionen, mit denen sich beispielsweise besondere Bereiche hervorheben lassen. Auch Pfeile oder Rahmen und andere Zeichenformen lassen sich schnell erstellen. Nicht benötigte Bildbereiche lassen sich problemlos wegschneiden oder verschiedene Bildinhalte zu einem Gesamtbild zusammenfügen.” Beide Office Trainer loben den Einsatz von Stempeln, mit denen sich die einzelnen Abläufe nummerieren lassen. Nach schon zwei Stunden Einarbeitungszeit kannte Gieringer die wichtigsten Funktionen.

Seine Begeisterung von Snagit überträgt sich auch schnell auf die Teilnehmer seiner Schulungen. „Wenn ich Snagit auf Veranstaltungen zeige, sind die Teilnehmer regelmäßig total begeistert, wie einfach Screenshots so perfekt erstellt werden können. Und mit welcher Zeitersparnis. Wer einmal gesehen hat, wie Snagit funktioniert, möchte das Tool auch einsetzen.” Gieringers Fazit: „Als Buchautor begeistern mich vor allem die Möglichkeiten zum Zusammenstellen unterschiedlicher Inhalte auf einem Bild. Das Verknüpfen unterschiedlicher Screenshots mit Pfeilen etc. machen es dem späteren Betrachter leicht, selbst komplizierte Abläufe zu verstehen. Die Bücher unseres Teams sind ein Beweis dafür, dass Snagit im professionellen Einsatz perfekt eingesetzt werden kann. Das Ergebnis spricht für sich.”

Während die Arbeit mit Screenshots zu den „Basics” gehört, liegt die Zukunft, so die beiden Trainer Kuhn und Gieringer, jedoch in der Arbeit mit Lernvideos. Denn damit lassen sich komplexe Abläufe noch besser verdeutlichen und näher bringen.

Für Lernvideos setzt Office-Profi Kuhn seit vier Jahren auf das Programm Camtasia, das ebenfalls von TechSmith entwickelt wird. Damit hat sie für video2brain neun Lernvideos à 2-4 Stunden über Excel gemacht. Momentan ist sie mit der Entwicklung von einem Factsheets-Tool für eine Schweizer Bank beschäftigt. “Wir würden dem Kunden gerne Lernvideos statt einer Schulungsunterlage anbieten. Wir sind überzeugt, dass die Zukunft des Lernens immer mehr über Videos stattfinden wird.“ Mit Camtasia, so Kuhn, wird sie ihren Kunden Lernvideos schmackhaft machen. Davon ist die IT-Spezialistin überzeugt.