5 wichtige Management-Tools und -Methoden für die Führung eines Teams

Ein Team zu führen, bringt Verantwortung mit sich und erfordert eine Bandbreite an Fähigkeiten und Erfahrung. Managern kommt innerhalb eines Unternehmens eine zentrale Bedeutung zu. Sie sind das Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern. Manager sind wesentlich dafür verantwortlich, ob und wie bestimmte Unternehmensziele erreicht werden, aber auch, wie sich die einzelnen Mitarbeiter beruflich weiterentwickeln. Ein Manager ähnelt dabei dem Dirigenten eines Orchesters: Er muss Aufgaben verteilen, das Zusammenspiel von Fähigkeiten und Verantwortungen planen und dabei gut kommunizieren und effektive Management-Tools anwenden. Lesen Sie unsere Tipps und Beispiele, welche Management-Tools und -Methoden wichtig und nützlich sind.

5 Methoden für effektives Teammanagement

1.     Die SMART-Methode, um Ziele zu definieren

Um Ziele intelligent und klar zu definieren und Projekte effektiv zu managen, hat sich die SMART-Methode etabliert. SMART ist ein Akronym und steht für die folgenden Kriterien:

S: spezifisch (specific): Das Ziel ist klar und eindeutig formuliert und beschreibt genau, was erreicht werden soll.

M: messbar (measurable): Das Ziel ist messbar und objektiv quantifizierbar. Es können Fortschritt und Erfolge anhand definierter Kriterien gemessen werden.

A: erreichbar (achievable): Das Ziel ist realistisch, also erreichbar. Die zur Erreichung des Ziels benötigten Ressourcen und Fähigkeiten sind vorhanden.

R: relevant (relevant): Das Ziel steht mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang und trägt zu ihnen bei. Bedeutung und Relevanz des Zieles passen zur Gesamtausrichtung des Unternehmens.

T: terminiert (time-bound): Das Ziel hat einen klaren Zeitrahmen. Es gibt eine Deadline oder einen festgelegten Zeitpunkt, zu dem ein Fortschritt messbar ist.

Die SMART-Methode steht für klar definierte Ziele, deren Messbarkeit und Realisierbarkeit. Die Methode erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ziele erfolgreich umgesetzt werden.

2.     Die 5-, 10-, 15-, 30-Methode für das Teammanagement

Dank dieser Methode stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit geben: mindestens 5 Minuten pro Tag, 10 Minuten pro Woche, 15 Minuten pro Monat und 30 Minuten pro Quartal. Nutzen Sie diese Zeit, um sich auszutauschen, Bilanz zu ziehen oder einen Raum zu schaffen, in dem sich jeder frei äußern kann.

3.     Das Deming-Rad oder die PDCA-Methode für standardisierte Projektabläufe

Das Deming-Rad wird häufig im Rahmen des Qualitätsmanagements eingesetzt, kann aber auch im Projekt- oder Teammanagement äußerst praktisch sein. Das Deming-Rad ist auch als PDCA-Methode bekannt. PDCA ist ein Akronym, das für die folgenden 4 Schritte steht:

Plan (planen): Ziele werden definiert und Maßnahmen und Prozesse, die zum Erreichen der Ziele nötig sind, werden identifiziert.

Do (tun, umsetzen): Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt und gleichzeitig Daten und Informationen über die Umsetzung gesammelt.

Check (überprüfen): Es wird geprüft, ob die umgesetzten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse erzielten. Die Daten über die Maßnahmen und Ergebnisse werden mit den zuvor definierten Zielen verglichen.

Act (handeln): Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden geeignete Maßnahmen ergriffen: Wurden die in Schritt 1 definierten Ziele erreicht, können die Maßnahmen standardisiert werden. Wurden die Ziele nicht erreicht, wird geprüft, welche Änderungen nötig sind und der PDCA-Zyklus beginnt von vorn.

Die PDCA-Methode wurde vom Statistiker Dr. W. Edwards Demings entwickelt und wird daher auch als Deming-Rad bezeichnet. Die Methode ist ein zyklischer, iterativer Prozess, der dazu dient, kontinuierlich Verbesserungen zu fördern. Planung, Umsetzung, Evaluierung und Verbesserung durchlaufen einen Zyklus, der wiederholt werden kann, bis die beste Lösung für ein Problem oder zum Erreichen eines Ziels gefunden wurde. Unternehmen können so ihre Leistung stetig verbessern und Qualitätsstandards erhöhen.

4.    Visuelles Management

Beim visuellen Management werden Informationen wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abläufe und Prozesse sowie Kennzahlen visuell dargestellt. Beliebt und bekannt sind Whiteboards, auf die Post-its in verschiedenen Farben angebracht und je nach Projektfortschritt platziert und verschoben werden.

Durch die visuelle Darstellung haben alle Teammitglieder den aktuellen Status, Projektfortschritt und Prioritäten sofort im Blick. Informationen sind einfach zugänglich und transparent dargestellt. Missverständnisse und Fehler können reduziert, die Zusammenarbeit verbessert und die Entscheidungsfindung beschleunigt werden. Probleme oder Engpässe können beim visuellen Management schneller sichtbar sein und dadurch eher gelöst werden.

Visuelles Management hilft, komplexe Informationen und Projekte zu strukturieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Teamarbeit zu fördern. Die Hilfsmittel des visuellen Managements kommen auch beim Brainstorming zum Einsatz. Möchten Sie diese Methode remote anwenden, dann stehen Ihnen eine Vielzahl von digitalen Brainstorming-Tools zur Auswahl.

5.     Effektive Meetings

Auch wenn es keine Management-Methode im strengen Sinne ist, ist die Durchführung effektiver Meetings sinnvoll und macht Sie bei Ihrem Team beliebt! Fördern Sie kurze Meetings oder Methoden wie Pecha Kucha, bei denen es darum geht, Ihr Publikum in 6 Minuten und 40 Sekunden zu überzeugen. Nutzen Sie statt ausufernder Meetings auch asynchrone Kommunikationsmittel, um Ihr Team zu managen.

5 nützliche Management-Tools zur Führung eines Teams

1.     Snagit

Snagit ist eine sehr nutzerfreundliche Software, um Bildschirmvideos und -aufnahmen anzufertigen, und ideal, wenn Sie ein kreatives Teammanagement-Tool suchen.

Warum Snagit?

• um Ihren Mitarbeitern wichtige Informationen visuell und ohne lange Erklärungen mitteilen zu können
• um Video-Feedback zu teilen
• um Remote-Meetings aufzuzeichnen
• um Prozesse, Abläufe und andere visuelle Anleitungen zu erstellen

2.     Google Agenda

Ein gemeinsamer Kalender ist eines der effektivsten Teammanagement-Tools. Google Agenda gehört zu den gebräuchlichsten und nutzerfreundlichsten Kalender-Anwendungen.

Warum Google Agenda?

• um Teamkalender zu synchronisieren
• um sich vor der Planung eines Meetings über die verschiedenen Verfügbarkeiten zu informieren
• um als Führungskraft mehr Transparenz zu zeigen
• weil es auch auf Reisen leicht zugänglich ist
• um To-Do-Listen zu erstellen und das eigene Zeitmanagement zu bewerten

3.     ClickUp

ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool, das das Führen von Teams und die Mitarbeitermotivation erleichtert.

Warum ClickUp?

• um Ziele zu setzen und deren Fortschritt zu verfolgen
• um zu viele E-Mails zu vermeiden
• um Mental Maps zu erstellen und sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verschaffen
• um es mit anderen Management-Tools wie Google Drive, Slack usw. zu verknüpfen.

4.     Slack

Als soziales Netzwerk und Instant-Messaging-Tool ermöglicht Slack eine reibungslose Kommunikation zwischen Teammitgliedern – flexibel und einfach.

Warum Slack?

• um dedizierte Kanäle für Projekte oder Interessen einzurichten und die kollektive Intelligenz zu fördern
• um die informelle Kommunikation im Team zu erleichtern
• um einen zentralen Ort zum Austauschen einzurichten

5.     diBoks

Mit diBoks können Sie Meinungen, Ideen, Anregungen, Wünsche und Kommentare Ihrer Teammitglieder einholen, auf Wunsch auch anonym.

Warum diBoks?

• um Ihre Managementmethoden zu verbessern
• um Ihren Horizont um neue Ideen zu erweitern
• um Mitarbeiter einzubeziehen und zu motivieren
• um Eigeninitiative zu fördern und zu belohnen

Einige einfache Management-Tipps, die Ihnen helfen können

• Wählen Sie die richtigen Management-Tools und -Methoden, die Ihr Team auch motivieren.
• Wählen Sie jene digitalen Tools, die Ihren Alltag als Führungskraft und den Ihres Teams erleichtern.
• Wählen Sie Tools und Anwendungen, die mehrere Funktionen vereinen oder den Austausch zentralisieren.
• Üben Sie aktives Zuhören. Aktives Zuhören hilft Ihnen, Ihr Einfühlungsvermögen zu verbessern und ein besseres Verständnis für die einzelnen Persönlichkeiten im Team zu entwickeln.
• Fördern Sie das Recht auf Fehler. Das fördert die Eigeninitiative.
• Bitten Sie regelmäßig um Feedback darüber, wie die Management-Tools für Ihre Teammitglieder funktionieren und ob es zur Anwendung Fragen gibt.
• Warten Sie nicht auf das Jahresgespräch, um Feedback von Ihren Teammitgliedern einzuholen. Nur so können Sie bei Problemen rechtzeitig Lösungen finden.
• Offenheit und Respekt den Mitarbeitern gegenüber wird auch Ihnen mehr Respekt verschaffen.