Meetings vorbereiten mit Hilfe von Videos

Wie viel Zeit verbringen Sie im Arbeitsalltag in Meetings? Wahrscheinlich mehr, als Ihnen lieb ist! Natürlich kennen wir dieses Leid nur allzu gut.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorteile der Einsatz von Videos mit sich bringt, um Ihre Meetings vorzubereiten und sie effizienter zu gestalten. Videos können Ihre Meetings sogar verkürzen oder die Anzahl an Meetings verringern! Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, die womöglich an anderer Stelle fehlt.

Heutzutage ist die interne Unternehmenskommunikation breit gefächert. Hier einige der am häufigsten genutzten Methoden:

  • Persönliche Meetings
  • Virtuelle Meetings
  • E-Mails
  • Chat-Anwendungen

Selbstverständlich hat jede der aufgeführten Methoden ihre Daseinsberechtigung. Je nachdem, um welche Inhalte es sich handelt, weisen diese Kommunikationsarten jedoch Nachteile auf.

Rechercheergebnisse von TechSmith zur Unternehmenskommunikation

Unsere Recherche hat ergeben, dass die Mehrheit der Mitarbeiter der Meinung ist, dass ihr Unternehmen keine klare Botschaft sendet und dass Führungskräfte nicht in einer Art und Weise kommunizieren, die für die Mitarbeiter am geeignetsten wäre. Dies kann großen Einfluss auf die Produktivität, das Engagement der Mitarbeiter und deren Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz haben.

Teil des Übels? Zu viele Meetings!

Wie Meetings die Arbeitsabläufe beeinträchtigen

Meetings sind wesentlicher Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation und müssen nicht immer unnötig oder unproduktiv sein. Manchmal ist ein persönliches Gespräch der beste Weg zu kommunizieren. Sich gemeinsam an einem Tisch setzen, um Ideen zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen, funktioniert in bestimmten Situationen einwandfrei.

Aus diesem Grund greifen viele Unternehmen unglücklicherweise ausschließlich zu Besprechungen als Kommunikationsmittel.

Leider ist diese Vorgehensweise nicht immer optimal. Auch bei virtuellen Meetings kann es zu Schwierigkeiten kommen. Beispielsweise wenn eine Besprechung über mehrere Zeitzonen organisiert werden muss, die durch die eingeschränkte Verfügbarkeit der Teilnehmer zusätzlich erschwert wird.

Teilweise kann der verbundene Zeitaufwand für die Organisation eines solchen Meetings länger betragen als die Dauer des Meetings selbst – vor allem wenn vielbeschäftigte Stakeholder beteiligt sind.

Bei einer Besprechung kommen außerdem noch einige weniger offensichtliche Hürden hinzu:

  • Teilnehmer sind nicht auf das Meeting vorbereitet
  • Teilnehmer sprechen übereinander
  • Ruhige Teilnehmer beteiligen sich weniger
  • Teilnehmer sind abgelenkt oder nicht miteinbezogen
  • Das übliche „Ich muss ins nächste Meeting“

Wie oft waren Sie bereits in einem Meeting, in dem zwei oder drei Personen die Konversation dominieren und die anderen Teilnehmer darum kämpfen müssen, gehört zu werden? Nicht jeder traut sich gelegentlich zu unterbrechen, um die eigene Meinung zu äußern, vor allem in Gruppen oder wenn Führungskräfte beteiligt sind.

Einige von uns benötigen mehr Zeit, um die präsentierten Informationen zu verarbeiten, bevor Ideen und Meinungen besprochen werden können. Möglicherweise haben solche Personen wichtige Aspekte mitzuteilen, aber ein Meeting ist vielleicht nicht das bevorzugte Kommunikationsmittel innerhalb der internen Unternehmenskommunikation.

Außerdem waren wir schon alle einmal in einem Meeting, indem einige Beteiligten sich lieber mit dem Handy befassen oder an anderen Dingen arbeiten.

Diese Teilnehmer hätten vielleicht gar nicht an der Besprechung teilnehmen müssen. Oder vielleicht war nur ein Teil der einstündigen Besprechung für sie relevant. In diesem Fall wäre ebenfalls ein Video zur Vorbereitung des Meetings nützlich gewesen. Die Besprechung war wahrscheinlich keine effektive Nutzung ihrer Zeit.

Ein weiterer Nachteil von Meetings tritt ironischerweise dann auf, wenn sie gut laufen. Sie führen eine produktive Diskussion, müssen diese aber abbrechen, weil die Zeit um ist. Sie bräuchten lediglich 10-20 Minuten mehr, aber die Beteiligten müssen anderen Verpflichtungen nachgehen. Stattdessen müssen Sie versuchen, zu einem anderen Zeitpunkt dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben.

Es ist fast unmöglich, zwischen dem Versuch, wieder Zeit in jedermanns Kalender zu finden und alle wieder auf dieselbe Wellenlänge zu bringen, wieder in den Fluss zu kommen. In der Zeit zwischen den Meetings können viele gute Ideen verloren gegangen sein.

Unnötige Meetings vermeiden durch den Einsatz von Videos

Trotz dieser Nachteile setzen Unternehmen weiterhin auf unnötige Besprechungen.

Doch das muss nicht so sein. Sie und Ihre Kollegen können Meetings mit Video ersetzen oder sich auf persönliche Meetings besser vorbereiten. Sie erhöhen das Engagement und die Produktivität – und verringern die Zeitverschwendung. Forschungen belegen dies. Wir fanden sogar heraus, dass 48 % der Mitarbeiter Video als Form der Kommunikation ansehen, bei der sie am besten folgen können.

Statistik über verschiedene Arten von Unternehmenskommunikation

Aber sind Videos nicht mit einer Menge Arbeitsaufwand verbunden?

Vielleicht denken Sie jetzt: „Wenn ich noch nie ein Video erstellt habe, wie kann das Erlernen der Videoerstellung mehr Zeit sparen als das eigentliche Meeting?“ Eine ganz normale Reaktion, und Sie sind nicht allein. Solche Ängste können von dem Glauben abstammen, dass:

  • Nur perfekte Videos effektiv sind
  • Die Videoerstellung immer sehr lange Zeit in Anspruch nimmt
  • Videos im Allgemeinen schwer zu überwachen und aktuell zu halten sind
  • Videos viel Vorbereitung, wie Skript und Storyboard benötigen

Obwohl in einigen Fällen alle oben genannten Aspekte zutreffen können, müssen Sie sich in den meisten Fällen der betrieblichen Kommunikation auf die Erstellung eines Videos nicht mehr vorbereiten als auf ein Meeting.

Snagit ist ein hervorragendes All-in-One-Capture-Werkzeug, mit dem Sie Ihren Bildschirm einfach erfassen oder aufzeichnen und anschließend mühelos bearbeiten können.

Darüber hinaus bietet Snagit eine unkomplizierte Möglichkeit, Ihre Stimme und Ihren Bildschirm (oder Ihre Webcam) gleichzeitig aufzuzeichnen, sodass die Erstellung von ansprechenden Infovideos ein wahres Kinderspiel ist.

Und vergessen Sie nicht: Sie drehen hier nicht den nächsten Hollywood-Blockbuster. Videos zur Vorbereitung eines Meetings oder simple Erklärvideos sind in der Regel für eine kleine Gruppe von Personen bestimmt und weisen eine relativ kurze Lebensdauer vor.

Meistens reicht es schon aus, eine PowerPoint-Präsentation oder eine Excel-Tabelle zu öffnen und während der Aufnahme einfach darüber zu sprechen. Wenn Sie einen kleinen Fehler gemacht haben, machen Sie einfach weiter. Sie können die besonders schwerwiegenden Fehler einfach herausschneiden, sobald Sie mit der Aufnahme fertig sind.

Mit Videos Meetings vorbereiten oder ersetzen: Vorteile

Werfen wir einen Blick auf ein schnelles Beispiel, wie dieses Konzept tatsächlich funktioniert.

(Dieses Video ist nur auf Englisch vorhanden.)

Ziemlich einfach, oder? Sehen wir auch so. Deshalb haben sich unsere Teams bei TechSmith auf dieses Modell gestützt und eine Menge Meetings abgeschafft, die unsere Terminkalender in der Vergangenheit überfüllten.

Natürlich kann es vorkommen, dass Sie nach der anfänglichen webbasierten Diskussion trotzdem noch eine Nachbesprechung haben möchten. In einem solchen Fall können Sie nun direkt in den Entscheidungsmodus wechseln, anstatt die erste Hälfte des Meetings damit zu verbringen, Informationen oder Daten zu präsentieren und Fragen zu beantworten – denn die Teilnehmer sind durch das Video bereits auf das Meeting vorbereitet worden.

Wussten Sie, wie sich dieses Konzept nennt? Sie nutzen das „Flipped Meeting”-Konzept. Das ist eine weitere großartige Technik, um Meetings effizienter zu gestalten. Es bedeutet einfach nur die Informationen im Voraus zu verteilen, so dass jeder besser vorbereitet zu einem Meeting erscheint.

Häufig werden Sie jedoch feststellen, dass Sie alles, was Sie brauchen, durch eine webbasierte Videodiskussion erreichen und das Meeting ganz überspringen können!

7 Vorteile von videobasierten Diskussionen zur Meeting-Vorbereitung

Nachdem wir diese Technik bei TechSmith immer häufiger für Dinge wie Status-Updates, Forschungsergebnisse und Strategievorschläge verwenden, stellen wir hier die sieben wichtigsten Vorteile vor, die wir beobachtet haben:

1. Mitarbeiter erhalten eine gleichberechtigte Stimme

Bei einer videobasierten Diskussion können sich auch die zurückhaltendsten Kollegen zu Wort melden, wenn sie etwas beizusteuern haben. Da sich niemand in Echtzeit mit dem Inhalt auseinandersetzen muss, können alle Betrachter bei Bedarf Kommentare hinterlassen.

2. Inhalte ansehen, wann und wo es passend ist

Kein lästiges Suchen nach einem Besprechungsraum und keine Probleme mehr, einen Termin zu finden, der für alle passt. Dank Video kann jedes Teammitglied die Informationen dann ansehen, wenn es am besten passt. Außerdem müssen sie nicht unvorbereitet in ein persönliches Meeting gehen, wenn ihr Zeitplan ausgelastet ist.

3. Es gibt den Beteiligten Zeit, den Inhalt zu verdauen, bevor sie antworten

Während eines Meetings kann es manchmal schwierig sein, sofortiges Feedback zu geben. Die Teilnehmer benötigen vielleicht mehr Zeit, um den Inhalt auf sich wirken zu lassen und ihn zu überdenken, bevor Sie ihre Meinung äußern. Ein asynchrones Video löst dieses Problem!

4. Die Konversation wird an einem einzigen Ort dokumentiert und archiviert

Wünschten Sie sich nicht manchmal, Sie könnten eine Aufnahme von allem, was in einem persönlichen Meeting besprochen wurde ansehen? Ein Video hält die Informationen dauerhaft in einem leicht zugänglichen Format fest.

5. Videos ermöglichen einen gemeinsamen Kontext

Sollten Sie eine Nachbesprechung planen, sind Videos eine gute Möglichkeit, allen Beteiligten die Zeit und die Informationen zu liefern, die sie zur Vorbereitung auf das Meeting benötigen. Darüber hinaus werden diese Informationen einheitlich vermittelt.

6. Persönliche Meetings können effektiver genutzt werden (falls nötig)

Wenn Mitarbeiter ein Video mit umfangreichen Informationen vorliegen haben, sind sie besser auf das Meeting vorbereit und Sie verschwenden keine Zeit damit, Statistiken zum ersten Mal zu betrachten. Sofern ein persönliches Meeting nach einem Video-Shareout überhaupt erforderlich ist!

7. Meetings können manchmal komplett ersetzt werden

Wenn ein überzeugendes Video alle Informationen vermitteln kann, warum sich dann überhaupt noch treffen? Durch Videos können alle Beteiligten Zeit sparen und ihre Produktivität steigern.

Sieben Vorteile von Diskussionen, die auf Videos basieren

Zusammenfassung



Überflüssige Meetings können die Produktivität und die Arbeitsmoral beeinträchtigen. E-Mail und andere Formen der Kommunikation stellen ebenso ihre eigenen Herausforderungen dar.

Video bietet eine ausgezeichnete Alternative zum traditionellen Meeting und unterstützt bei der Meeting-Vorbereitung oder kann sie sogar ersetzen!

Besprechungen ganz einfach durch Videos ersetzen!

Mit Snagit wird das Erfassen und Aufzeichnen Ihres Bildschirms zur Weitergabe an andere zum Kinderspiel.

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Häufig gestellte Fragen

Wie helfen Videos und andere Formen der asynchronen Kommunikation meinem Team?

Durch asynchrone Kommunikation sind alle Teammitglieder flexibel und können ihre Zeit selbst einteilen. Außerdem können sie Inhalte so oft wie nötig erneut lesen oder ansehen, um die Informationen zu verinnerlichen und sich auf ein Meeting vorzubereiten, falls nötig.

Benötige ich professionelle Videokenntnisse, um Videos für die Arbeit zu erstellen?

Keineswegs! Mit Snagit ist es ganz einfach, kurze Bildschirmaufnahmen zu erstellen und einfache Bearbeitungen hinzuzufügen, ohne dass dafür Erfahrung erforderlich ist. Für komplexere Bearbeitungen empfehlen wir Camtasia.

TechSmith

Mit den Softwarelösungen von TechSmith lassen sich Inhalte visuell und damit effektiver vermitteln. Schulungen, Tutorials, Anleitungen – jede Art von Kommunikation wird durch Bilder und Videos vereinfacht.

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