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Bedienungsanleitungen schreiben und professionell gestalten

Bedienungsanleitungen gehören für die wenigsten Menschen zur Wahllektüre. Wer wissen will, wie man ein Gerät oder ein...

Bedienungsanleitungen gehören für die wenigsten Menschen zur Wahllektüre. Wer wissen will, wie man ein Gerät oder ein Computerprogramm richtig und in vollem Umfang nutzt, kommt jedoch um das Lesen der Produkt- bzw. Softwaredokumentation nicht herum. Bieten Sie Ihren Kunden einen echten Mehrwert, indem Sie Bedienungsanleitungen schreiben und gestalten, die zum In-die-Hand-Nehmen anregen.

Gute Bedienungsanleitungen verbessern nicht nur das Nutzererlebnis, sondern tragen auch positiv zur Markenwahrnehmung bei. Deshalb lohnt es sich, etwas Zeit und Planung in die Gestaltung Ihrer Anwenderdokumentation zu investieren. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ansprechende Benutzerhandbücher erstellen.

Schritt 1: Die Zielgruppe Ihrer Produkt- bzw. Softwaredokumentation bestimmen

Bevor Sie Ihre Anwenderdokumentation schreiben, müssen Sie sich über Ihre Zielgruppe im Klaren sein. Richtet sich Ihre Benutzerdokumentation an Neukunden, die mit Ihrem Produkt noch nicht vertraut sind? Oder wollen Sie ein Nachschlagewerk schaffen, in dem bestehende Nutzer Antworten auf mögliche Probleme finden?

Wenn Sie eine Bedienungsanleitung erstellen, die sich an Einsteiger wendet, müssen Sie ausführliche Anweisungen geben und produktspezifische Begriffe erklären. Ein Handbuch für erfahrene Anwender dagegen kann auf Definitionen und detaillierte Erklärungen zu grundlegenden Prozessen verzichten.

In beiden Fällen ist es hilfreich, sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen. Fragen Sie Nutzer, welche Probleme sie bei der Einarbeitung in Ihr Produkt bzw. der Anwendung Ihres Produkts hatten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um konkrete Fragen in Ihrer Bedienungsanleitung zu beantworten.

Überlegen Sie auch, ob Sie Ihre technische Dokumentation in verschiedenen Sprachen bereitstellen müssen. Sofern Ihr Produkt international verfügbar ist, sollte die zugehörige Anleitung zumindest in die wichtigsten Sprachen übersetzt werden. Klare, leicht verständliche Sprache sollte beim Schreiben einer Bedienungsanleitung Standard sein. Mit Blick auf die bevorstehende Übersetzung ist dieser Tipp besonders wichtig. Da viele Übersetzer Preise pro Wort oder Zeilen und nach Schwierigkeitsgrad berechnen, können Sie mit präzisen, einfachen Texten Ihre Übersetzungskosten deutlich senken.

Schritt 2: Das passende Format für Ihre Anwenderdokumentation wählen

Die Art Ihres Produkts beeinflusst die Gestaltung Ihres Handbuchs. Grundsätzlich gibt es hier zwei Möglichkeiten: digitale und physische Güter. Für physische Güter empfiehlt es sich, die Bedienungsanleitung mit Fotos zu illustrieren. Für digitale Produkte wie Software bietet es sich an, einzelne Schritte mit Hilfe von Screenshots zu veranschaulichen.

Der Stil Ihrer Bedienungsanleitung sollte sowohl zu Ihrem Produkt als auch zu Ihrem allgemeinen Markenauftritt passen. Ist Ihr Unternehmen eher unkonventionell und lässig? Oder möchten Sie ein seriöses, ernstes Erscheinungsbild vermitteln? Diese Faktoren sollten sich im Ton und Layout Ihrer Benutzerdokumentation widerspiegeln.

Schritt 3: Die richtigen Hilfsmittel zum Erstellen Ihrer Bedienungsanleitung einsetzen

Um Bedienungsanleitungen selber zu schreiben und professionell zu gestalten, benötigen Sie die richtigen Tools. Die folgenden Hilfsmittel erleichtern Ihnen die Arbeit.

Für die Textverarbeitung

Die wenigsten Bedienungsanleitungen kommen völlig ohne schriftliche Erklärungen aus. Für alle anderen benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm, z. B. Microsoft Office Word oder Google Docs. Diese Programme bieten zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten und nützliche Funktionen, mit denen Sie Ihre Softwaredokumentation ansprechend gestalten können. Zudem können Sie Fotos und Screenshots direkt in Ihre Benutzerdokumentation einbinden und so alle Elemente Ihres Handbuchs in einem Programm zusammenführen.

Für die Titelseite

Die Titelseite ist der erste Eindruck Ihres Handbuchs. Sie sollte dazu verleiten, die Seiten aufzuschlagen und sich in den Inhalt zu vertiefen. Gute Programme für die Gestaltung Ihrer Titelseite sind Adobe Photoshop, GIMP oder Paint.net. Damit können Sie Bilder zuschneiden, Elemente hervorheben und Ihren Bildern Text hinzufügen.

Photoshop gehört zu den leistungsstärksten Bildbearbeitungsprogrammen auf dem Markt. Dieses Leistungsspektrum hat seinen Preis – und das nicht nur in Euro. Die Bedienung der Software ist nicht immer intuitiv und erfordert teilweise Profi-Kenntnisse.

Die Grafikprogramme GIMP und Paint.net stehen zum kostenlosen Download zur Verfügung. Mit ihren umfangreichen Funktionen stellen sie eine gute Alternative zu Photoshop dar.

Für Screenshots und Illustrationen

Mit Hilfe von Screenshots und Illustrationen können Sie Anwendern die Nutzung Ihres Produkts auf anschauliche Weise näherbringen. Screenshots kommen insbesondere bei der Softwaredokumentation zum Einsatz. Ein nützliches Programm, um Bildmaterial für Software-Bedienungsanleitungen zu erstellen, ist Snagit. Damit können Sie nicht nur Ihren Bildschirm abfotografieren, sondern die Aufnahmen anschließend im funktionsreichen Editor bearbeiten.

Snagit ermöglicht Ihnen, beliebige Inhalte auf Ihrem Bildschirm schnell zu erfassen. Ob ausgewählte Bildschirmbereiche, scrollende Bildschirmaufnahmen oder Panorama-Captures: Snagit bildet genau das ab, was Sie Ihren Anwendern zeigen möchten.

Um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf bestimmte Aspekte Ihrer Bildaufnahmen zu lenken, können Sie u. a.

  • Pfeile, Umrahmungen und Callouts hinzufügen,
  • Bildelemente unscharf gestalten,
  • Textanmerkungen im Bild machen,
  • Bilder in GIFs umwandeln,
  • vereinfachte Grafiken erstellen und
  • schrittweise Anweisungen auflisten.

Damit bietet Snagit Ihnen alles, was Sie brauchen, um ein optisch ansprechendes Benutzerhandbuch zu erstellen.

Schritt 4: Den Text für Ihre Bedienungsanleitung schreiben

Egal, ob Sie ein Softwarehandbuch oder eine Geräte-Bedienungsanleitung schreiben: Achten Sie auf Verständlichkeit und eine klare Struktur. Gestalten Sie Ihre Anleitung so detailliert wie nötig, aber so kurz wie möglich. Ihr Ziel besteht darin, dem Leser zu helfen, sich zurechtzufinden und gewünschte Informationen möglichst schnell zu finden.

Gute Produktdokumentation zeichnet sich aus durch

  • eine übersichtliche Gliederung,
  • kurze Absätze und Sätze,
  • aktive Sprache,
  • aussagekräftige Unterüberschriften,
  • eine schlüssige Formatierung,
  • ein Inhaltsverzeichnis und
  • ggf. ein Glossar.

Tipp: Ein empfehlenswertes Werkzeug für Autoren ist das Schreibprogramm Papyrus Autor. Damit können Sie Ihre Texte auf Satzstruktur, Satzlänge, Wortwahl und viele andere Aspekte prüfen.

Schritt 5: Fertigstellen Ihres Handbuchs – Aufbau- und Gestaltungstipps

Sobald Sie alle Materialien – Text, Bilder und Hilfsmittel – beisammen haben, ist es an der Zeit, alles zu einem attraktiven Benutzerhandbuch zusammenzuführen. Auch hier bietet Snagit einige praktische Funktionen: das Erstellen von vereinfachten Grafiken („Simplified User Interface“- bzw. SUI-Grafiken), das Kombinieren von Bildern und das Hinzufügen von Nummern- oder Buchstabenfolgen zur Kennzeichnung einzelner Schritte.

SUI-Grafiken für Software-Bedienungsanleitungen erstellen

SUI-Grafiken sind vereinfachte Darstellungen von Benutzeroberflächen und damit besonders für die Softwaredokumentation geeignet. Sie lenken die Aufmerksamkeit des Betrachters gezielt auf bestimmte Elemente, indem störende oder unnötige Informationen ausgeblendet werden.

Mit Snagit können Sie Bilder automatisch vereinfachen lassen oder einzelne Objekte gezielt überdecken. So erklären Sie Ihren Nutzern erforderliche Handlungen auf dem Bildschirm auf klare und einprägsame Weise.

Mit Hilfe von SUI-Grafiken lassen sich leicht verständliche Software-Bedienungsanleitungen erstellen.

Bilder kombinieren

Die Funktion Bilder kombinieren in Snagit ist ebenfalls praktisch, um Benutzerhandbücher zu erstellen. Hierfür wählen Sie lediglich die Bilder aus, die Sie in Ihr Handbuch einfügen möchten. Snagit führt diese automatisch zu einer übersichtlichen Anleitung zusammen.

Die Funktion Bilder kombinieren in Snagit ist bei der Illustration von Softwaredokumentation sehr nützlich.

Sie können die Reihenfolge der Bilder bestimmen und diese mit Untertiteln, Beschreibungen und nummerierten Arbeitsschritten versehen.

Mit Bildmaterial lassen sich ansprechende Benutzerhandbücher erstellen.

Schritt-für-Schritt-Anweisungen aufzeigen

Das Werkzeug Liste in Snagit eignet sich, wenn Sie schrittweise Anweisungen innerhalb eines Bilds hervorheben möchten. Jedes Mal, wenn Sie auf einen Bildbereich klicken, wird die nächstfolgende Zahl bzw. der nächstfolgende Buchstabe hinzugefügt, sodass eine geordnete Reihenfolge von Callouts entsteht.

Mit der Funktion Liste in Snagit können Sie anschauliche Illustrationen für Ihr Handbuch erstellen, die Anleitungen schrittweise verdeutlichen.

Bedienungsanleitungen mit Wow-Faktor erstellen: nächste Schritte

Nun wissen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Bedienungsanleitung schreiben. Mit den oben genannten Tipps können Sie eindrucksvolle Handbücher erstellen und Anleitungen leicht verständlich und professionell gestalten.

Laden Sie gleich unsere kostenlose Testversion von Snagit herunter und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, Ihre technische Dokumentation aufzuwerten. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

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