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Tipps, Trends und Strategien rund um die Wissensvermittlung mit visuellen Elementen und Videos

Wie Sie mit Snagit effektive Schulungsunterlagen erstellen

Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie leicht verständliche Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen erstellen

Indem Sie ansprechende Schulungsunterlagen erstellen, helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Prozesse und Aufgaben effektiver auszuführen.

Sie möchten ansprechende Handbücher, Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen erstellen, die Ihren Angestellten den Einstieg in neue Aktivitäten und Prozesse erleichtern? Schriftliche Anleitungen dienen als wertvoller Wissensspeicher und sorgen für reibungslose Abläufe in Ihrem Betrieb. Geben Sie Ihren Kollegen die nötigen Informationen an die Hand, um ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wir helfen Ihnen, Ihre Mitarbeiterschulung auf Vordermann zu bringen.

Warum sollten Sie interne Schulungsunterlagen erstellen?

Schriftliche Anweisungen gewährleisten einheitliche Prozesse und effiziente Arbeitsabläufe – mit positiven Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Ihr Qualitätsniveau. Wenn es darum geht, betriebsrelevante Verfahren, Programme, Systeme und Anwendungen zu erklären, sind klar verständliche Schulungsunterlagen und Mitarbeiterhandbücher unersetzlich.

Detaillierte Arbeitsanweisungen dienen neuen Angestellten als Leitfaden bei der Einarbeitung und erfahrenen Mitarbeitern als wichtiges Nachschlagewerk. Sie sorgen dafür, dass mit dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter keine wichtigen Informationen verloren gehen. Und im Gegensatz zu verbalen Anleitungen lassen schriftliche Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen keinen Spielraum für Interpretationen.

Darüber hinaus ist es im Rahmen des Qualitätsmanagements für viele Unternehmen obligatorisch, Verfahrensanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen zu erstellen, um Dokumentationspflichten oder rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Mit einem Softwareprogramm für Bildschirmaufnahmen wie Snagit können Sie mit wenig Aufwand Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen, Handbücher und andere Unterlagen zur Mitarbeiterschulung erstellen, die Schritt für Schritt durch die zu erledigenden Aufgaben führen. Hier zeigen wir Ihnen, wie einfach das geht.

Planen Sie den Inhalt und Aufbau Ihrer Trainingsunterlagen

Gute Anleitungen erklären in wenigen Schritten, wie ein Prozess oder eine Tätigkeit auszuführen ist. Alles, was der Leser wissen muss, wird klar und leicht verständlich beschrieben und anhand von Beispielen konkretisiert. Bilder, Screenshots und Piktogramme eignen sich wunderbar als Begleitmaterial, um einzelne Schritte zu veranschaulichen. Sie helfen dem Leser bei der Orientierung und bieten Gewissheit, dass er sich auf dem richtigen Weg befindet.

Der Aufbau eines Handbuchs erfolgt in der Regel nach thematischen Gesichtspunkten. Die einzelnen Schritte werden in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Dabei sind 10 oder weniger Schritte ideal. Bei komplexen Verfahren, die mehr Erklärung bedürfen, kann der Inhalt über mehrere Dokumente aufgeteilt werden.

Nutzen Sie die Macht visueller Medien

Die besten Schulungsunterlagen setzen veranschaulichendes Bildmaterial ein, um ihre Anweisungen zu illustrieren. Studien belegen, dass Menschen Informationen schneller aufnehmen und sich länger daran erinnern, wenn diese visuell vermittelt werden. Insbesondere bei Anleitungen zu Softwareprogrammen sind Screenshots und Animationen unersetzlich. Doch auch in anderen Bereichen lassen sich visuelle Medien wirksam integrieren, von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis hin zu Erklärvideos zu komplexen Prozessen.

Visuelle Medien verdeutlichen Arbeitsschritte und verzichten auf ablenkende oder verwirrende Inhalte. Hier helfen Bildschirmaufnahmeprogramme mit angeschlossenem Editor. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Snagit visuelles Begleitmaterial erstellen und damit Ihre Schulungsunterlagen aufwerten.

Sammeln Sie Screenshots und anderes Bildmaterial

Fotos, Grafiken und Screenshots eignen sich ideal, um anschauliche Prozessbeschreibungen, Arbeits- oder Verfahrensanweisungen zu erstellen und einzelne Schritte zu illustrieren. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsanweisung erstellen, in der die Nutzung einer Computeranwendung erklärt wird, ist es eine gute Idee, jeden Schritt mit einem Screenshot zu veranschaulichen.

Öffnen Sie Snagit auf Ihrem PC und erfassen Sie relevante Inhalte auf Ihrem Bildschirm mithilfe des Capture-Fensters.

Um ein Foto in Snagit zu importieren, gehen Sie auf Datei > Öffnen und wählen Sie Ihr Bild aus dem entsprechenden Ordner aus.

Mit Snagit können Sie aussagekräftige Bilder und Screenshots für Ihr Mitarbeiterhandbuch erstellen.

Bearbeiten Sie Ihre Bilder

Um Inhalte möglichst aussagekräftig zu präsentieren, müssen Screenshots und Bilder in vielen Fällen leicht bearbeitet werden. Mit Pfeilen, Callouts, Umrandungen und Textelementen können Sie Wichtiges hervorheben. Snagit bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Bilder zu vereinfachen, indem Sie vertrauliche oder unnötige Informationen entfernen oder unscharf machen.

Mit Snagit können Sie vereinfachte Grafiken für Mitarbeiterhandbücher und Prozessbeschreibungen erstellen.

Ein großer Vorteil vereinfachter Grafiken besteht darin, dass sie länger aktuell bleiben. Das ist besonders wichtig bei Screenshots aus Softwareanwendungen, bei denen neue Versionen das Layout beeinflussen können. Mit vereinfachten Grafiken müssen Sie nicht jedes Mal Ihre Schulungsunterlagen neu überarbeiten, nur weil die Software aktualisiert wurde.

Führen Sie alles in einer übersichtlichen Anleitung zusammen

Wenn Sie den Inhalt geplant und Ihr Bildmaterial gesammelt haben, müssen Sie nur noch alles zusammenfügen. Klingt nach Aufwand? Keine Sorge, mit der Funktion „Bilder kombinieren“ in Snagit ist auch dieser Schritt schnell erledigt. So einfach geht’s:

Um Bilder auszuwählen, halten Sie die Taste Strg (Mac: Cmd) gedrückt und wählen Sie per Mausklick Bilder aus der Capture-Ablage aus. Dann klicken Sie die rechte Maustaste und wählen den Menübefehl Bilder kombinieren.

So kombinieren Sie Bilder | Snagit | TechSmith

Bringen Sie Ihre Bilder in die richtige Reihenfolge, indem Sie diese anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen.

Anschließend

  • fügen Sie jedem Bild eine Beschreibung hinzu,
  • geben Sie Ihrer Anleitung einen Titel,
  • wählen Sie das gewünschte Format (Hoch- oder Querformat),
  • wählen Sie die Schriftart sowie die Farben für Hintergrund und Arbeitsschritt-Nummerierungen aus.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Kombinieren, und schon fügt Snagit Ihre Bilder und Texte automatisch zu einer ansprechenden Anleitung zusammen. Speichern Sie diese als PDF-Datei, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, wenn Sie diese teilen, drucken oder im Internet veröffentlichen.

Vergessen Sie nicht, eine zweite Version als SNAG (bzw. SNAGPROJ für Mac) zu speichern. Diese Formate ermöglichen die Bearbeitung des Dokuments, sodass Sie Ihre Schulungsunterlagen im Bedarfsfall leicht aktualisieren können.

Gestalten Sie Ihre eigenen Trainingsmaterialien

Egal, ob Sie eine schnelle Anleitung zu einem Prozess schreiben oder eine normgerechte Verfahrensanweisungen erstellen wollen – Snagit ist das ideale Hilfsmittel. Laden Sie die kostenlose Testversion herunter und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, mit Snagit ansprechende Schulungsunterlagen zu erstellen.

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