Prozesse dokumentieren und Arbeitsanweisungen schreiben

Steigern Sie Ihre Unternehmenseffizienz, indem Sie Arbeitsabläufe dokumentieren.

Das Wissen Ihrer Mitarbeiter ist das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens. Daher ist entscheidend, dass dieses Wissen dauerhaft in Ihrem Betrieb verankert wird. Hier hilft eine sorgfältige Prozessdokumentation. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie klare Prozessbeschreibungen erstellen und Arbeitsanweisungen schreiben, die Ihr Geschäftsprozessmanagement nachhaltig verbessern.

Was ist Prozessdokumentation?

In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die im Rahmen des Geschäftsalltags immer wieder durchgeführt werden. Um Einheitlichkeit zu schaffen und Ineffizienzen zu vermeiden, müssen diese Arbeitsabläufe dokumentiert werden. Die systematische Erfassung und Darstellung von Geschäftsprozessen wird Prozessdokumentation bzw. Prozessmodellierung genannt. Hierbei werden das „Was“, „Wer“ und „Wie“ einer Aktivität erläutert und die Abfolge der einzelnen Schritte chronologisch festgehalten.

Die Prozessmodellierung dient als Orientierungshilfe für Mitarbeiter und Manager in verschiedensten Bereichen des Geschäftsalltags.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Machen Sie sich die Prozessdokumentation als Tool zum Onboarding neuer Mitarbeiter zunutze. In vielen Unternehmen werden die Neuzugänge über persönliche Einweisungen mit ihren Rollen und Aufgaben vertraut gemacht. Dabei wird lediglich das Know-how des jeweiligen Trainers weitergegeben und nur so viel Wissen vermittelt, wie im Kopf des neuen Mitarbeiters gerade Platz hat. Im Laufe der Zeit können so wichtige Details untergehen.

Erleichtern Sie den Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen, indem Sie Arbeitsabläufe dokumentieren.

Dies können Sie vermeiden, indem Sie einmalig Arbeitsanweisungen schreiben und Prozessbeschreibungen erstellen. Indem Sie Arbeitsabläufe dokumentieren, geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich nötige Kompetenzen im eigenen Tempo anzueignen. Das erleichtert die Einarbeitung Ihres Personals und spart Ressourcen. Gleichzeitig schaffen Sie ein Nachschlagewerk für den Fall, dass Fragen oder Probleme auftreten.

Prozessoptimierung

Mit einer ausführlichen Prozessdokumentation lassen sich innerbetriebliche Workflows effizienter gestalten. Sie sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse einheitlich durchgeführt und Überschneidungen vermieden werden. Darüber hinaus wird beim Erfassen und Abbilden von Prozessen schnell deutlich, wo Verbesserungspotenzial besteht. So hilft Ihnen die Prozessmodellierung in doppelter Hinsicht, Ihre Unternehmensabläufe zu optimieren.

Wissenstransfer

Wann immer ein Mitarbeiter aus Ihrem Betrieb ausscheidet, nimmt dieser einen umfangreichen Erfahrungsschatz mit. Das muss sich jedoch nicht auf die Wissensbilanz in Ihrem Unternehmen auswirken. Beugen Sie dem Wissensverlust vor, indem Sie Geschäftsprozesse gewissenhaft dokumentieren und so die Informationen für die Zukunft sichern.

Best Practices, wenn Sie Arbeitsanweisungen schreiben

Geschäftsprozesse lassen sich auf vielerlei Weise abbilden. Hierfür benötigen Sie nicht zwingend ein professionelles (sprich: teures) Prozessmodellierungstool. Auch mit einfachen Mitteln wie Microsoft Word und einem guten Screenshot-Programm können Sie effektive Prozessbeschreibungen, Arbeits- und Verfahrensanweisungen erstellen.

Um Ihrem Publikum die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse möglichst zugänglich zu machen, sollten Sie einige Best Practices im Hinterkopf behalten:

Gestalten Sie Ihre Prozessdokumentation visuell

Menschen können visuelle Informationen besser verarbeiten. Mehr noch: Zwei von drei Arbeitnehmern erledigen Aufgaben besser, wenn diese visuell kommuniziert werden.

Vergessen Sie nicht, visuelle Medien in Ihre Prozessbeschreibungen zu integrieren.

Das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gilt auch für die Prozessdokumentation. Tools wie Snagit sind ideal, um einzelne Arbeitsschritte am Computer zu illustrieren. Nehmen Sie dazu einfach einen Screenshot der Bildschirmoberfläche auf. Im integrierten Editor können Sie Ihre Bilder mit Callouts, Nummerierungen, Umrahmungen oder Pfeilen noch aussagekräftiger gestalten.

Beschreiben Sie Arbeitsabläufe so einfach wie möglich

Im Geschäftsalltag ist Zeit tatsächlich Geld. Gehen Sie also sorgsam mit der Zeit Ihres Publikums um. Bemühen Sie sich um eine einfache Sprache und klare Anweisungen, wann immer Sie eine Arbeitsanweisung schreiben. Helfen Sie Ihrem Publikum, die wichtigsten Informationen auf Anhieb zu erfassen.

Ein praktisches Hilfsmittel hierfür sind vereinfachte Grafiken. Hierbei handelt es sich um Screenshots, die aufs Wesentliche reduziert wurden. In Snagit geht das ohne großen Aufwand mit der Funktion Vereinfachen. Störende und ablenkende Elemente werden dabei einfach überdeckt oder ausgeblendet.

Vereinfachte Grafiken eignen sich wunderbar für die Prozessmodellierung.

Vermeiden Sie Zeitreferenzen in Ihren Prozessbeschreibungen

Vereinfachte Grafiken bieten noch einen weiteren Vorteil: Sie sorgen dafür, dass Ihre Bilder zeitlos verwendbar sind. Wenn weniger Details in einem Screenshot sichtbar sind, muss dieser nicht jedes Mal aktualisiert werden, sobald ein Software-Update die Benutzeroberfläche verändert.

Auch beim Schreiben Ihrer Arbeitsanweisung sollten Sie auf Langlebigkeit achten. Wählen Sie Beispiele, die nicht zeitgebunden sind, und vermeiden Sie Hinweise auf aktuelle Ereignisse, bestimmte Versionen usw.

Halten Sie Ihre Prozessdokumentation stets aktuell

Selbst wenn Sie den bevorstehenden Tipp befolgen, werden Sie nicht komplett um die eine oder andere Aktualisierung Ihrer Prozessdokumentation herumkommen. Prüfen Sie Ihre Arbeits- und Verfahrensanweisungen deshalb regelmäßig. Ob einmal im Monat oder einmal im Jahr: Wichtig ist, dass der Inhalt stets auf dem aktuellen Stand ist.

Achten Sie darauf, dass Ihre Prozessdokumentation stets auf dem aktuellen Stand ist.

Falls eine Überarbeitung notwendig ist, müssen Sie keine komplett neue Arbeitsanweisung schreiben. Oft reicht es bereits, ein paar textliche Änderungen vorzunehmen und Screenshots leicht anzupassen. Mit der Funktion Smart Move in Snagit lässt sich diese Arbeit noch beschleunigen: Sie ermöglicht Ihnen, einzelne Objekte in Ihrem Screenshot individuell zu bearbeiten.

In 5 Schritten eine visuelle Prozessbeschreibung erstellen

Mit den richtigen Tools ist die Prozessmodellierung einfach und macht Spaß. In nur wenigen Schritten können Sie so anschauliche und leicht verständliche Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen erstellen.

1. Schritt: Den Ablauf planen

Bevor Sie beginnen, Ihre Arbeitsanweisung zu schreiben, sollten Sie sich Gedanken über den Aufbau machen. Welche einzelnen Schritte müssen Sie in Ihre Prozessbeschreibung einbauen? Welche Anweisungen können Sie mit Hilfe von Bildern oder Screenshots veranschaulichen? Entwerfen Sie einen Plan, damit Sie keine wichtigen Informationen auslassen.

2. Schritt: Den Bildschirm vorbereiten

Wenn Sie Arbeitsabläufe am Computer dokumentieren wollen, sind Screenshots das perfekte Hilfsmittel. Zunächst müssen Sie hierfür Ihren Bildschirm aufräumen. Schließen Sie alle unnötigen Programme und öffnen Sie nur die Anwendungen, die Sie für die Dokumentation Ihres Arbeitsablaufs benötigen.

Windows-Nutzer können zusätzlich die Symbole auf dem Desktop verstecken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle Ihres Desktops. Dann gehen Sie im Menü auf Ansicht und entfernen das Häkchen vor Desktopsymbole anzeigen.

Vermeiden Sie Störfaktoren, wenn Sie Screenshots für Ihre Prozessbeschreibung erstellen.

3. Schritt: Die Screenshots aufnehmen

Für die Aufnahme Ihrer Screenshots reicht ein einfaches Snipping-Tool. Einen größeren Funktionsumfang erhalten Sie mit einer speziellen Software für Bildschirmaufnahmen. Mit Snagit können Sie Bildschirminhalte mit wenigen Klicks erfassen und anschließend im integrierten Editor direkt bearbeiten.

Snagit eignet sich ideal, um Screenshots für Arbeits- und Verfahrensanweisungen zu erstellen.

Falls Sie den Text für Ihre Arbeitsanweisung noch nicht geschrieben haben, ist es eine gute Idee, größere Bildschirmbereiche zu erfassen. Im Nachhinein können Sie diese immer noch zuschneiden, sodass sie mit den schriftlichen Anweisungen übereinstimmen.

4. Schritt: Die Screenshots bearbeiten

Mit wenig Aufwand können Sie Ihren Screenshots noch mehr Wirkung verleihen. Lenken Sie die Aufmerksamkeit des Betrachters gezielt auf bestimmte Objekte im Bild, indem Sie unnötige Informationen ausschneiden, wichtige Elemente grafisch hervorheben oder einzelne Schritte mit einer Zahlen- oder Buchstabenfolge markieren. Je weniger Zeit der Betrachter benötigt, um Ihre Anweisungen nachzuvollziehen, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Arbeit.

Liste-Funktion in Snagit

5. Schritt: Die Screenshots integrieren

Wenn Ihre Screenshots „im Kasten” sind, müssen Sie diese nur noch in Ihre Prozessbeschreibung einbinden. Auch hier wartet Snagit mit praktischen Funktionen auf.

Um eine Abfolge zusammenhängender Schritte zu illustrieren, können Sie einzelne Screenshots in einem Bild kombinieren. Snagit nummeriert die Einzelbilder nach Ihren Vorgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Untertitel hinzuzufügen.

Bilder kombinieren mit Snagit

Anschließend können Sie alles in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word zusammenführen. Kopieren Sie einfach Ihre Bilder aus Snagit direkt in Ihr Dokument. Dort fügen Sie nur noch den Anleitungstext hinzu.

Und falls grafische Gestaltung nicht zu Ihren Stärken gehört, haben Sie mit Snagit ein Ass im Ärmel: Das Programm bietet eine Reihe kostenloser Vorlagen, mit denen Sie auch ohne kreative Ader visuelle Anleitungen mit einem professionellen Layout erstellen können.

Aufstieg in die nächste Liga: Geschäftsprozesse dokumentieren mit Hilfe von Video

Wer die Prozessdokumentation noch professioneller angehen möchte, kann Arbeitsabläufe mit einem Screencast-Video dokumentieren. Das sorgt für Abwechslung und ist nützlich, wenn Sie komplexere Vorgänge unmissverständlich erklären möchten.

Für einfache Bildschirmvideos ist Snagit völlig ausreichend. Damit können Sie Ihr Video aufzeichnen, zuschneiden und Ausschnitte Ihrer Aufnahmen in animierte GIF-Dateien umwandeln.

Screencast-Videos sind ideale Tools zur Prozessdokumentation.

Keine Sorge, Ihr Video muss nicht perfekt ausgefeilt sein. Lassen Sie die Kamera einfach mitlaufen, während Sie eine Handlung auf Ihrem Bildschirm ausführen. Bonuspunkte gibt es, wenn Sie den Vorgang noch mit einem gesprochenen Kommentar erklären.

Mit den hier aufgeführten Tipps können Sie Ihre Prozessdokumentation optimieren und damit die Grundlage für ein effizientes Geschäftsprozessmanagement schaffen. Laden Sie doch gleich die kostenlose Testversion von Snagit für Windows oder Mac herunter und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, visuelle Prozessbeschreibungen zu erstellen.

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