Fallbeispiel eines erfolgreichen Unternehmens
Eine effektive Personalschulung trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Ob zur Einweisung von Neuzugängen oder für die Fortbildung langjähriger Mitarbeiter, betriebliche Trainingsmaßnahmen gehören in den meisten Organisationen zum Alltag.
Doch je größer das Unternehmen, desto schwieriger ist es, Trainingsprogramme effizient zu gestalten. Vor diesem Problem stand auch das globale Technologieberatungsunternehmen SoftwareONE. Mit mehr als 3.000 Beratern in 145 Ländern musste die Firma nicht nur geographisch, sondern auch kultur- und sprachtechnisch Trainingslücken überbrücken. SoftwareONE benötigte eine kostengünstige, effektive und skalierbare Lösung für die Schulung neuer Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter.
Das Unternehmen setzte auf Video-Training mit TechSmith Camtasia und Snagit, um das Problem zu beheben. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie SoftwareONE die innerbetriebliche Weiterbildung über mehrere Kontinente auf kostengünstige Weise optimiert hat.
Das Problem: Eine durchgängige Mitarbeiterschulung über globale Standorte hinweg
SoftwareONE unterstützt Kunden bei der Planung ihrer IT-Investitionen. Von seinen Standorten auf mehreren Kontinenten aus betreut das Beratungsunternehmen über 35.000 Kunden weltweit, darunter internationale Blue-Chip-Unternehmen, KMUs, staatliche und akademische Institutionen sowie NGOs.
Damit die Berater bei SoftwareOne ihren Kunden fachkundig zur Seite stehen können, müssen sie IT-Lösungen in- und auswendig kennen und stets mit den neuesten Tech-Trends Schritt halten. Doch Präsenzschulungen auf überregionalem Raum sind teuer und zeitaufwändig. So dauerte es oft Monate, bis ein neuer Mitarbeiter ein Schulungsprogramm beendet hatte.
SoftwareONE suchte eine Lösung, um seinen Mitarbeitern weltweit zeitnah maßgeschneiderte Trainingsprogramme zu neuen Softwarelösungen und internen Prozessen anzubieten.
„Ein durchgängiges Programm für die Mitarbeiterschulung über globale Standorte hinweg zu schaffen, das diese stets auf dem neuesten Stand zu laufend aktualisierten Softwareprodukten hält, ist eine enorme Herausforderung “, erinnert sich Stephan Cadisch, Global Learning & Development Director bei SoftwareOne.
Um diese Aufgabe zu meistern, musste Herr Cadisch einige wichtige Aspekte beachten:
- Trainingsinhalte sollten über internationale Standorte hinweg konstant und skalierbar sein.
- Inhalte sollten sich leicht aktualisieren lassen.
- Detaillierte Inhalte zu verschiedenen Produkten mussten in verschiedenen Sprachen vermittelt werden.
- Das Trainingsprogramm sollte den hohen Qualitätsanforderungen des Unternehmens entsprechen.
Für Herrn Cadisch war klar: Es musste ein völlig neuer Ansatz her. Er machte sich an die Arbeit und entwickelte einen Plan, um die Ziele von SoftwareOne zu verwirklichen.
Die Lösung: Video-Training von und für Mitarbeiter
Herr Cadisch hatte weder bestehende Systeme noch etablierte Prozesse oder Inhaltsersteller, auf die er zurückgreifen konnte. Also rief er das Global Learning & Development Team ins Leben: eine Gruppe motivierter Mitarbeiter, die Experten zu den von SoftwareONE verkauften Lösungen werden sollten. Sein Ziel war es, Fachspezialisten zu entwickeln, die dann ihre Kenntnisse mit dem restlichen Personal teilen konnten.
Allerdings war die Geschäftsführung skeptisch, ob ein Teamansatz die richtige Lösung für das Problem sei und stellte nur ein beschränktes Budget zur Verfügung. Mit diesen Mitteln schaffte Herr Cadisch die Softwarelösungen Camtasia, Snagit und Quickshare an.
Die Mitglieder des Global Learning & Development Teams erstellten mit Snagit kurze Videos, in denen sie ihre Software-Fachkenntnisse mit ihren Kollegen teilten. Diese wurden in ein neu geschaffenes Lernportal, ONE|University, hochgeladen und so für Unternehmensmitarbeiter überall auf der Welt zugänglich gemacht. Nach drei Monaten hatte das erste Training-Video bereits mehr als 3.000 Aufrufe. Die Geschäftsführung war beeindruckt.
Seit der Einführung des Inhouse-Schulungsprogramms im Jahr 2010 hat SoftwareONE einen effektiven Workflow zur Erstellung von Video-Trainings entwickelt. Ein internes Instructional Design Team entwirft detaillierte Trainingspläne, die laufend überarbeitet werden, und informiert die Mitglieder des Global Learning & Development Teams im Voraus, auf welche Informationen sie sich in ihren Screencast-Videos konzentrieren sollen. Die Experten teilen ihr Fachwissen per Screencast und schicken ihre Aufnahmen zur Bearbeitung an das Instructional Design Team. Dort erhalten die Videos den nötigen Feinschliff für ein formales Schulungsvideo.
Durch diese Aufgabenverteilung wird die Zeit des Expertenteams optimal genutzt und eine hohe Qualität der Schulungsvideos gewährleistet. Zur Bearbeitung der Videos greift das Instructional Design Team vor allem auf Camtasia zurück. „Wir arbeiten auch mit anderen Tools, aber 95 % unserer Trainingsinhalte sind mit Camtasia erstellt, weil es so einfach ist“, erklärt Herr Cadisch. Selbst Untertitel können mit Camtasia hinzugefügt werden, um Sprachbarrieren zu überwinden.
Alexander Muenzberg, Instructional Design Spezialist bei SoftwareONE in Deutschland, ist beeindruckt von der Stabilität und Funktionsfähigkeit, die Snagit und Camtasia bieten. „[Die Programme] sind nützlich mit guten Workflows, was überaus wichtig ist. Falls wir Trainings mit Fragen oder einem Quiz erweitern wollen, können wir einfach die Datei von Camtasia in eine andere eLearning Kurssoftware einfügen.“
Bei Bedarf können die Inhalte jederzeit aktualisiert werden. Produktmanager stehen eng mit den Softwareanbietern in Kontakt und geben Informationen zu neuen Entwicklungen an das Expertenteam weiter, sodass Trainingsinhalte schnellstmöglich auf den neuesten Stand gebracht werden können. Der gesamte Prozess ist skalierbar und somit ideal für ein globales Unternehmen wie SoftwareONE.
Zudem arbeitet das Global Training & Development Team mit dem Help Desk zusammen, um häufige Fragen und Kundenprobleme zu identifizieren. So wissen die Experten stets, welche Trainingsangebote erweitert oder überarbeitet werden müssen.
Auch wenn Gastreferenten ihre neueste Software im Rahmen eines Präsenztrainings bei SoftwareONE live demonstrieren, läuft die Kamera mit. Die so entstandenen „Train-the-Trainer“-Videos werden anschließend standortübergreifend zur Verfügung gestellt.
Das Ergebnis: Eine umfassende Video-Lernbibliothek zur Mitarbeiterschulung
Ziel der Inhouse-Schulungen ist, die SoftwareONE Technologie-Berater mit den nötigen Fachkenntnissen auszustatten, um ihre Kunden beim effizienten Management ihres Software-Portfolios zu unterstützen. Das Trainingsprogramm ermöglicht Mitarbeitern, sich über neun Stufen hinweg bis zum Expertenlevel hochzuarbeiten. Das wirkt sich auch auf die Unternehmensergebnisse aus: Fachkundige Berater sind besser in der Lage, wichtige Geschäfte schneller abzuwickeln.
„Dadurch, dass wir jetzt jederzeit und überall auf Trainingsmaterialien zugreifen können, bleiben unsere Mitarbeiter engagiert und motiviert. Wir haben eine nachhaltige Lernbibliothek zur Weiterbildung geschaffen und gleichzeitig unsere Reisekosten dramatisch reduziert“, sagt John Mayes, Leiter Global HR bei SoftwareONE.
Inzwischen werden auch Video-Trainings zu internen Themen wie Verkaufsprozessen, Projektmanagement und Prozessoptimierung angeboten. Neben dem offiziellen Trainingsprogramm hat SoftwareONE einen Lernkanal für Mitarbeiter geschaffen: ONE|Tube. Hier werden Videoinhalte eingestellt, die von Mitarbeitern für Mitarbeiter erstellt werden.
„Unsere Firma beschäftigt viele Millennials, für die Video eine Selbstverständlichkeit ist“, sagt Stephan Cadisch.
Mit Hilfe von Snagit kann jeder Mitarbeiter zum Inhaltsersteller werden und Video-Trainingsinhalte für seine Kollegen erstellen. „Videos werden von überall auf der Welt hochgeladen und geteilt.“
Durch den Umstieg von Präsenzschulungen auf Video-Training konnte SoftwareONE nicht nur Kosten einsparen, sondern die Schulungszeit beschleunigen. Bei den Mitarbeitern kommt das neue Trainingsprogramm ebenfalls gut an.
„Das häufigste Feedback unserer Mitarbeiter zur Nutzung unserer Trainingsmaterialien ist, dass sie dankbar sind, per Video lernen zu können anstatt lange PDF-Dateien oder PowerPoint-Präsentationen lesen zu müssen“, sagt Alexander Muenzberg.
Blick in die Zukunft: Ein Trainingsprogramm mit Wachstumspotenzial
Das Global Training & Development Team ist inzwischen auf mehr als 50 Mitglieder angewachsen und hat mehr als 1.400 Lernvideos mit Camtasia erstellt, die über 40.000 Aufrufe pro Jahr verzeichnen. Für SoftwareONE ist das allerdings erst der Anfang. Derzeit arbeitet die Firma an der Version 2.0, um den Zugriff zu Lerninhalten auf Mobilgeräte auszuweiten. Schon bald soll es möglich sein, Video-Training jederzeit und von jedem Gerät aus aufzurufen.
Die Einführung des Global Training & Development Teams hat nicht nur das Schulungsprogramm bei SoftwareONE positiv verändert. Gleichzeitig entstand eine Kultur des gegenseitigen Lernens, die Mitarbeiter motiviert und die Bindung zum Unternehmen fördert. Wollen auch Sie Ihre Mitarbeiterschulung mit Video-Trainings revolutionieren? Laden Sie unsere kostenlosen Snagit und Camtasia Demo-Versionen herunter und überzeugen Sie sich von den Möglichkeiten.
